Die Digitalisierung verstärkt den Wandel der Arbeitswelt auf verschiedenen Ebenen. Neue Anforderungen an Arbeitnehmer, Arbeitgeber und Prozesse machen die Abläufe in Unternehmen dynamischer und bestenfalls effizienter. Dies gilt auch für den Bereich des Arbeitsschutzes und die Arbeitssicherheit. Insbesondere in Industriebereichen müssen laufend neue Schulungen erarbeitet werden, um der steigenden Komplexität der Aufgaben gerecht zu werden.
Digitale Softwarelösungen können die betrieblichen Abläufe des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erleichtern. Sie unterstützen vor allem in den Bereichen Planung, Koordination und Dokumentation. Aktualisierte Richtlinien lassen sich mit wenigen Handgriffen als neue Faktoren in Formulare integrieren. Push-Notifications erinnern an bevorstehende Termine. So wird eine übersichtliche Verwaltung von Schulungen, Unterweisungen, Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen Wirklichkeit.
Bild: Vom mobilen Endgerät aus, den Arbeitsschutz koordinieren? Mit der richtigen Software kein Problem!
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Vorausschauendes Management verhindert Risiken
Niemand kann einen Blick in die Glaskugel werfen und sagen, wie die Arbeitswelt in 10 Jahren aussehen wird. Eins ist jedoch sicher – digitale Prozesse, Automatisierungen und künstliche Intelligenz sind keine Phase. Sie haben die Unternehmenswelt nachhaltig verändert und werden weiterhin relevant sein. Wer frühzeitig agiert und Inhalte digitalisiert, spart Ressourcen und hat künftig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Marktteilnehmern.
Zudem wird die Revisionssicherheit gestärkt und die Aussagefähigkeit gegenüber Behörden erhöht. Unterzeichnete Nachweise und Dokumente werden in der Cloud gesichert und sind von überall aus zugänglich und einsehbar. Lücken im Datenschutz werden geschlossen und die sensiblen, persönlichen Daten verschlüsselt gespeichert. Vorbei ist die Zeit von unzähligen Aktenordnern und Zettelwirtschaft!
Effizientere Prozesse und Zeitersparnis
Softwaregestützter Arbeitsschutz profitiert vor allem von der Vielfältigkeit der Möglichkeiten.
Zunächst sollte für jeden Mitarbeitenden ein Profil angelegt werden, in welchem die Aufgaben, Informationen zum Arbeitsplatz sowie die notwendigen Arbeitssicherheitsmaßnahmen hinterlegt werden.
Statt Teilnehmer immer wieder einzeln zu kontaktieren, können anschließend Automatisierungen definiert werden. Diese laden die notwendigen Kolleginnen und Kollegen in festgelegten Abständen zu einer Auffrischung der Arbeitsschutzmaßnahmen ein.
Die Einladung zur Ersteinführung nach Aufnahme der Tätigkeit wird ebenfalls automatisiert versendet, sodass sich Personalabteilung und Sicherheitsbeauftragter hier nicht mit diversen Anträgen und Formularen herumschlagen müssen. Somit profitieren die Verwaltungsorgane von einer erhöhten Zeitersparnis, da die manuelle Koordination von Terminen wegfällt.
Definierte Verantwortlichkeiten und zugewiesene Rollen sorgen für klare Zuständigkeiten bei bestimmten Themen. Mitarbeitende erhalten dadurch einen direkten Ansprechpartner, an welchen sie sich bei Fragen und Anmerkungen wenden können.
Erreichen Sie Ihre Mitarbeiter – egal wo
Bedingt durch die Covid-19 Pandemie haben virtuelles Arbeiten und Home-Office an Bedeutung gewonnen. Diese zunehmende Flexibilität für Arbeitnehmer stellt den Arbeitsschutz vor die Herausforderung, die Maßnahmen orts- und zeitunabhängig durchzuführen.
Mit Hilfe von E-Learning und (aufgezeichneten) Video-Schulungen können sich Mitarbeitende das Wissen in ihrem eigenen Tempo und zu jeder Zeit aneignen.
Dennoch sollten Unternehmen stets eine Ansprechperson für Rückfragen bereitstellen, welche im Anschluss auch das Verständnis der Unterweisungsinhalte kurz gegengeprüft. In Einzelfällen, wie dem Umgang mit Gefahrstoffen, ist eine mündliche Unterweisung noch verpflichtend. Hier können sich die Mitarbeitenden aber mittels virtuellem Lernen bereits auf die Inhalte vorbereiten.
Ein weiterer Pluspunkt: Bei auftretenden Krankheitsfällen müssen Mitarbeiter nicht mehr mehrere Monate warten, um das Wissen aufzufrischen. Übersetzungsprogramme ermöglichen Kolleginnen und Kollegen aus aller Welt die Teilnahme an Maßnahmen zum Arbeitsschutz in der Muttersprache.