Für die Arbeit in den eigenen vier Wänden gibt es viele Bezeichnungen. Schon vor der Pandemie haben immer mehr Arbeitgeber ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geboten, regelmäßig von zu Hause aus zu arbeiten. Die Vorteile liegen klar auf der Hand.
Die flexible Arbeitszeitgestaltung und damit einhergehend eine bessere Vereinbarung der Work-Life Balance sind für viele Mitarbeitenden ein lebensverändernder Schritt. Auch stressige Bahnfahrten oder lange Staus werden vermieden.
Der Zweck einer Unterweisung ist es, Informationen für das richtige Verhalten am Arbeitsplatz zu geben und die Arbeitnehmer zu schulen, auch zu Hause die Gefahren zu erkennen.Wie können Sie als Unternehmen dafür Sorge tragen, dass Unterweisungen richtig durchgeführt werden und welche Inhalte sollten Sie vermitteln?
Für Telearbeit und mobiles Arbeiten gelten ähnliche Regeln
Entscheidend ist der genaue Wortlaut der Arbeitsform. Telearbeit wird in der Arbeitsstättenverordnung klar definiert, die Regeln für die Arbeit von zu Hause sind in einem Arbeitsvertrag oder einer Dienstvereinbarung festgehalten. Mobiles Arbeiten hingegen unterliegt nicht der Arbeitsstättenverordnung. Daher gelten hier die allgemeinen Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes.
Unabhängig davon, hat der Arbeitgeber die gesetzliche Fürsorgepflicht einzuhalten. Psychischen und Physischen Belastungen, u.a. durch Arbeit ohne Pause oder das Arbeiten auf dem Küchenstuhl, ist aktiv entgegenzuwirken. Den wenigsten Mitarbeitenden ist dies bewusst.
Umso wichtiger ist eine umfassende Unterweisung zu den Themen Gesundheitsschutz, technischer und ergonomischer Ausstattung sowie Führung der Mitarbeiter. Gesetzlich ist dies in §12 und §6 des ArbSchG verankert. Im Falle der Telearbeit ist die Unterweisung jährlich zu wiederholen. Dabei spielt das verwendete Medium keine Rolle. Sie können elektronische Medien als Hilfsmittel einsetzen, solange die Möglichkeit für Rückfragen besteht. Unterweisungen in Form von Unterlagen zum Selbststudium oder die ausschließliche Bearbeitung in Unterweisungssoftware sind unzulässig.
Nach erfolgter Schulung müssen Unterweisungsnachweise erstellt, unterschrieben und rechtssicher abgelegt werden.
Die wichtigsten Inhalte der Unterweisung für die Arbeit zu Hause
Jobs, die im Home-Office ausgeführt werden können, sind fast ausschließlich PC-Tätigkeiten. Unterweisungen sollten sich daher auf die Ausstattung des Arbeitsplatzes beziehen und an der Bildschirmarbeitsverordnung (BS-V) orientieren.
Wichtige Inhalte können sein:
- IT- Ausstattung (Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus)
- Arbeitstisch und Größe der vorhandenen Arbeitsfläche
- angemessene Sitzmöglichkeit
- Beleuchtung und Lichtverhältnisse
- Raumklima und Lärm
Ergänzend muss auf den Datenschutz eingegangen werden, insbesondere wenn Kundendaten ausgedruckt und zu Hause aufbewahrt werden. Enthalten Notizzettel Informationen über Kunden, dürfen auch diese nicht normal im Müll entsorgt werden.
Neben den Umgebungskriterien ist zum Arbeitsschutz auch die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu thematisieren. Der richtige Umgang mit Arbeitszeit, Ruhe- und Bewegungspausen und auch die Gefahr von psychologischen Belastungen durch “Zoom Fatigue” sollten als fester Bestandteil der Unterweisung gelten.
Wie kann man im Home-Office prüfen, ob die Mitarbeitenden die Unterweisung verstanden haben und die Anweisungen befolgen?
Die räumliche Trennung macht diesen Aspekt ein Stück weit herausfordernd. Sie als Arbeitgeber können unter anderem per Videoübertragung einen bestimmten Handlungsablauf schildern oder während der Schulung Rückfragen an die Unterweisungsteilnehmer stellen.
Auch die Umsetzung der Maßnahmen muss stets kontrolliert werden. Einige Unternehmen setzen auf digitale Zeiterfassung zum Schutz vor Überarbeitung oder auch das Bereitstellen der kompletten Büroinfrastruktur, um die bestmöglichen Bedingungen zu schaffen.
Wir kennen die Herausforderung, die Unterweisungen von Mitarbeitenden über mehrere Standorte hinweg zu koordinieren. Gerne unterstützt das Team von Intrisafe Sie dabei mit unserer rein digitalen Verwaltungssoftware. Vereinbaren Sie einfach einen Beratungstermin und wir finden die effizienteste Lösung für Sie und Ihr Unternehmen.