Dokumentation von Corona Impfungen Ihrer Mitarbeitenden

Die Corona Pandemie hat die (Arbeits-)Welt seit März 2020 nachhaltig verändert. Viele Unternehmen haben weitreichende Schutzmaßnahmen eingeleitet, um Ihre Mitarbeitenden vor einer Ansteckung mit dem SARS-Virus Covid-19 zu bewahren. Home-Office und wechselnde Präsenz am Arbeitsplatz halfen die Inzidenzen zu senken.

Nun ist ein Impfstoff vorhanden, welcher vor schweren Verläufen schützt und das Leben in den Büros kehrt zurück. Doch wie lässt sich das neue Normal in den Arbeitsalltag integrieren?

Eine Unterweisung im Umgang mit Corona ist dringend notwendig. Inhalte sind unter anderem die Einhaltung der A-H-A Regeln, Tragen von Mund-Nasen-Bedeckungen, Anweisungen zum regelmäßigen Lüften und das richtige Verhalten bei Symptomen. Schulungen können persönlich, über das firmeneigene Intranet oder eine Webkonferenz erfolgen. Bereits hier ist nachzuhalten, welche Mitarbeiter diese Unterweisung erhalten haben.

Infolge der steigenden Inzidenzen zu den Herbst- und Wintermonaten steht die Frage im Raum, ob Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmern eine Auskunft über den Impfstatus verlangen können. Grundsätzlich unterliegen diese Daten einem besonderen Schutz (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO). Doch zur Eindämmung der Pandemie wird die Verarbeitung von Impfdaten durch den Arbeitgeber voraussichtlich zugelassen und 3G zur Bedingung für die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Darüber hinaus ist die Kenntnis des Impfstatus wichtig, um eventuelle Anspruchsvoraussetzungen zu prüfen. Ist ein Arbeitnehmer nicht geimpft und in Quarantäne, so wird auch keine Lohnzahlung erfolgen (§ 56 Abs. 1 S. 4 IfSG).

Unternehmen stehen hier vor verwaltungstechnischen Herausforderungen. Der Beginn der Impfkampagne war unstrukturiert, die verschiedenen Hersteller nannten unterschiedlich lange Wirkungszeiten, auch die Auffrischimpfungen fanden in weit gefassten Zeiträumen statt. Jetzt ist klar – es muss regelmäßig geboostert werden, um den Schutz aufrecht zu erhalten. Wie lässt sich dies künftig transparent für alle Verantwortlichen nachvollziehen?

Zunächst sollten als Basis die Daten aller Mitarbeitenden erfasst werden. Hierzu gehören die Daten der bisher wahrgenommenen Impfungen sowie die verwendeten Impfstoffe. Für Genesene sowie Personen, die sich aus gesundheitlichen Gründen nicht impfen lassen können, sind die offiziellen Nachweise ebenfalls zu erfassen. Eine Kopie des Nachweises ist jedoch Stand jetzt nicht erlaubt.

Selbstverständlich muss jeder Einzelne diese Datenspeicherung mit einer freiwilligen, unmissverständlich formulierten und widerrufbaren schriftlichen Einverständniserklärung absegnen. Dieses Dokument lässt sich digital in Intrisafe abspeichern und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. Wer weder geimpft noch genesen ist, wird als “enthalten” markiert.  Allein ein ausgewählter Personenkreis sollte Einsicht in diese Nachweise haben. Mit einem entsprechenden Berechtigungsmanagement ist das kein Problem. So können Behörden aktiv bei der Nachverfolgung von Infektionen unterstützt werden.

In einem digitalen Unterweisungssystem wie Intrisafe lassen sich auch die durchgeführten (Selbst-)Tests dokumentieren. Um die Testungen zu organisieren sind effiziente Abläufe notwendig, schließlich können nicht jeden Tag alle Mitarbeitenden einzeln überprüft werden. Je nach Größe des Unternehmens ist es empfehlenswert einzelne Personen für das Durchführen von Tests ausbilden zu lassen.

Eine implementierte Erinnerungsfunktion teilt Mitarbeitenden und Unternehmen frühzeitig das Auslaufen des Impfschutzes mit. Betriebs- oder Hausärzte können dadurch präventiv kontaktiert und ein Termin vereinbart werden.

Grundsätzlich sparen Sie als Unternehmen Arbeitszeit und Geld, je mehr Nachweise der Mitarbeiter vorliegen. Schnelltests, das Bereitstellen von medizinischen Masken – all dies sind derzeit Maßnahmen, die zu Kosten des Arbeitgebers fallen. Der direkte Kontakt im Büro fördert das Miteinander und als logische Konsequenz auch die Zusammenarbeit. Der Datenschutz ist jedoch mindestens genauso wichtig. Eine Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen ist daher unabdingbar!

Sie möchten die Verwaltung der Corona Schutzmaßnahmen selbst in die Hand nehmen und Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, wieder ohne Sorgen vom Büro aus zu arbeiten?
Gerne beraten wir Sie, wie die aktuelle Rechtslage bestmöglich in Ihre internen Prozesse implementiert werden kann.

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