Diese Grundlagen sollten beachtet werden

Unterweisungen basieren stets auf einer gesetzlichen Grundlage, Verordnungen und Vorschriften.
Ihre Durchführung ist für Unternehmen verpflichtend. Die Kenntnis von Gefahrenquellen am Arbeitsplatz soll für einen optimalen Schutz der Mitarbeitenden sorgen. Daher finden Unterweisungen nicht nur bei Neueinstellung, Arbeitsplatzwechsel oder auch der Einführung neuer Maschinen und Systeme statt. In regelmäßigen Wiederholungsunterweisungen wird das Wissen aufgefrischt und an die aktuellen Gegebenheiten angepasst.

Unterweisungen sind mehr als Informationsvermittlung. Das Erlernen der Inhalte im Selbststudium wird daher nicht als vollwertige Unterweisung akzeptiert. Während der Schulung muss immer wieder eine Verständnisprüfung bei den Teilnehmern stattfinden.

Wer organisiert die Unterweisung?

Da es sich nicht nur um eine Schulung handelt, sondern der rechtliche Rahmen eingehalten werden muss, ist eine sorgfältige Vorbereitung unabdingbar. In dieser Vorbereitung werden unter anderem die Themen der Unterweisung ausgesucht und vorbereitet, der Teilnehmerkreis und die Termine festgelegt sowie Absprachen mit beratenden Fachleuten geführt.

Der optimale Zeitpunkt ist direkt zu Arbeitsbeginn oder nach Arbeitspausen. So haben alle Teilnehmer einen frischen Kopf und können sich gut mit den Inhalten auseinandersetzen. Kurz vor Arbeitsende ist die Aufmerksamkeitsspanne am geringsten.

Auch die Zeitdauer will weise gewählt sein. Abhängig von Thema und Teilnehmerzahl sollte die magische Grenze von 30 Minuten nicht überschritten werden. Bei umfangreichen Themen können zwei kurze Blöcke á 15 Minuten mit einer Pause eingeplant werden, um die Konzentration zu erhalten. Die Unterweisung sollte für alle Teilnehmer gleichermaßen hilfreich sein. Daher sind Kenntnisstand und Dauer der Betriebszugehörigkeit zu berücksichtigen. Neue Mitarbeiter benötigen eine intensive Vermittlung des betriebsbezogenen Wissens, wohingegen bei langjährigen Mitarbeitern eher die Motivation und die Wiederherstellung des Wissens im Vordergrund stehen. Es hilft, zu Beginn der Unterweisung gemeinsam die Lernziele zu definieren.

Digital oder persönliche Unterweisungen?

Grundsätzlich können Unterweisungen überall ausgeführt werden, wo es zu den Inhalten passt. Dies kann der eigene Arbeitsplatz, der Pausenraum, ein Meetingraum, das Büro des Chefs oder auch mitten in der Werkstatt. Störungen durch andere Personen, Lärm und Telefone sind zu vermeiden.

Home-Office und mobiles Arbeiten bringen eine neue Dimension mit sich. Wird die Unterweisung auf digitalem Weg durch Schulungen im Intranet abgehalten, können Mitarbeitende sich Ort und Zeit selbst aussuchen. Auch Vorträge per Zoom sind gefragter denn je. Doch die Unterweisung ist keine Einbahnstraße – Vorgesetzte und Unterweisungsbeauftragte müssen jederzeit für Rückfragen und Auskünfte erreichbar sein.

Dies gestaltet sich aufgrund von schlechter Internetverbindung, der Ausstattung des Arbeitsplatzes und Zurückhaltung der Mitarbeiter allerdings oft schwieriger als gedacht. Vor allem in der Einstiegsphase wird eine persönliche Beziehung zu den Kollegen aufgebaut. Auf unterschiedliche Sprachkenntnisse und Bedürfnisse kann nur schwer Rücksicht genommen werden. Zudem können Unterweisungen an Maschinen, Geräten und Systemen nur sehr bedingt durchgeführt werden. Die Gefahrstoffverordnung beispielsweise untersagt das digitale Unterweisen explizit und erlaubt nur die mündliche Beratung.

Die flexible Arbeitszeitgestaltung und damit einhergehend eine bessere Vereinbarung der Work-Life Balance sind für viele Mitarbeitenden ein lebensverändernder Schritt. Auch stressige Bahnfahrten oder lange Staus werden vermieden.

Der Zweck einer Unterweisung ist es, Informationen für das richtige Verhalten am Arbeitsplatz zu geben und die Arbeitnehmer zu schulen, auch zu Hause die Gefahren zu erkennen.Wie können Sie als Unternehmen dafür Sorge tragen, dass Unterweisungen richtig durchgeführt werden und welche Inhalte sollten Sie vermitteln?

Für Telearbeit und mobiles Arbeiten gelten ähnliche Regeln

Entscheidend ist der genaue Wortlaut der Arbeitsform. Telearbeit wird in der Arbeitsstättenverordnung klar definiert, die Regeln für die Arbeit von zu Hause sind in einem Arbeitsvertrag oder einer Dienstvereinbarung festgehalten. Mobiles Arbeiten hingegen unterliegt nicht der Arbeitsstättenverordnung. Daher gelten hier die allgemeinen Vorgaben des Arbeitsschutzgesetzes und des Arbeitszeitgesetzes.

Unabhängig davon, hat der Arbeitgeber die gesetzliche Fürsorgepflicht einzuhalten. Psychischen und Physischen Belastungen, u.a. durch Arbeit ohne Pause oder das Arbeiten auf dem Küchenstuhl, ist aktiv entgegenzuwirken. Den wenigsten Mitarbeitenden ist dies bewusst.

Umso wichtiger ist eine umfassende Unterweisung zu den Themen Gesundheitsschutz, technischer und ergonomischer Ausstattung sowie Führung der Mitarbeiter. Gesetzlich ist dies in §12 und §6 des ArbSchG verankert. Im Falle der Telearbeit ist die Unterweisung jährlich zu wiederholen. Dabei spielt das verwendete Medium keine Rolle. Sie können elektronische Medien als Hilfsmittel einsetzen, solange die Möglichkeit für Rückfragen besteht. Unterweisungen in Form von Unterlagen zum Selbststudium oder die ausschließliche Bearbeitung in Unterweisungssoftware sind unzulässig.
Nach erfolgter Schulung müssen Unterweisungsnachweise erstellt, unterschrieben und rechtssicher abgelegt werden.

Die wichtigsten Inhalte der Unterweisung für die Arbeit zu Hause

Jobs, die im Home-Office ausgeführt werden können, sind fast ausschließlich PC-Tätigkeiten. Unterweisungen sollten sich daher auf die Ausstattung des Arbeitsplatzes beziehen und an der Bildschirmarbeitsverordnung (BS-V) orientieren.

Wichtige Inhalte können sein:

• IT- Ausstattung (Laptop, Bildschirm, Tastatur, Maus)
• Arbeitstisch und Größe der vorhandenen Arbeitsfläche
• angemessene Sitzmöglichkeit
• Beleuchtung und Lichtverhältnisse
• Raumklima und Lärm

Ergänzend muss auf den Datenschutz eingegangen werden, insbesondere wenn Kundendaten ausgedruckt und zu Hause aufbewahrt werden. Enthalten Notizzettel Informationen über Kunden, dürfen auch diese nicht normal im Müll entsorgt werden.

Neben den Umgebungskriterien ist zum Arbeitsschutz auch die Eigenverantwortung der Mitarbeiter zu thematisieren. Der richtige Umgang mit Arbeitszeit, Ruhe- und Bewegungspausen und auch die Gefahr von psychologischen Belastungen durch “Zoom Fatigue” sollten als fester Bestandteil der Unterweisung gelten.

Wie kann man im Home-Office prüfen, ob die Mitarbeitenden die Unterweisung verstanden haben und die Anweisungen befolgen?
Die räumliche Trennung macht diesen Aspekt ein Stück weit herausfordernd. Sie als Arbeitgeber können unter anderem per Videoübertragung einen bestimmten Handlungsablauf schildern oder während der Schulung Rückfragen an die Unterweisungsteilnehmer stellen.

Auch die Umsetzung der Maßnahmen muss stets kontrolliert werden. Einige Unternehmen setzen auf digitale Zeiterfassung zum Schutz vor Überarbeitung oder auch das Bereitstellen der kompletten Büroinfrastruktur, um die bestmöglichen Bedingungen zu schaffen.

Wir kennen die Herausforderung, die Unterweisungen von Mitarbeitenden über mehrere Standorte hinweg zu koordinieren. Gerne unterstützt das Team von Intrisafe Sie dabei mit unserer rein digitalen Verwaltungssoftware. Vereinbaren Sie einfach einen Beratungstermin und wir finden die effizienteste Lösung für Sie und Ihr Unternehmen.

Digitale Softwarelösungen können die betrieblichen Abläufe des Arbeits- und Gesundheitsschutzes erleichtern. Sie unterstützen vor allem in den Bereichen Planung, Koordination und Dokumentation. Aktualisierte Richtlinien lassen sich mit wenigen Handgriffen als neue Faktoren in Formulare integrieren. Push-Notifications erinnern an bevorstehende Termine. So wird eine übersichtliche Verwaltung von Schulungen, Unterweisungen, Betriebsanweisungen und Gefährdungsbeurteilungen Wirklichkeit.

Bild: Vom mobilen Endgerät aus, den Arbeitsschutz koordinieren? Mit der richtigen Software kein Problem!
Bildquelle: Bild von mohamed_hassan auf Pixabay

Vorausschauendes Management verhindert Risiken

Niemand kann einen Blick in die Glaskugel werfen und sagen, wie die Arbeitswelt in 10 Jahren aussehen wird. Eins ist jedoch sicher – digitale Prozesse, Automatisierungen und künstliche Intelligenz sind keine Phase. Sie haben die Unternehmenswelt nachhaltig verändert und werden weiterhin relevant sein. Wer frühzeitig agiert und Inhalte digitalisiert, spart Ressourcen und hat künftig einen entscheidenden Wettbewerbsvorteil gegenüber Marktteilnehmern.

Zudem wird die Revisionssicherheit gestärkt und die Aussagefähigkeit gegenüber Behörden erhöht. Unterzeichnete Nachweise und Dokumente werden in der Cloud gesichert und sind von überall aus zugänglich und einsehbar. Lücken im Datenschutz werden geschlossen und die sensiblen, persönlichen Daten verschlüsselt gespeichert. Vorbei ist die Zeit von unzähligen Aktenordnern und Zettelwirtschaft!

Effizientere Prozesse und Zeitersparnis

Softwaregestützter Arbeitsschutz profitiert vor allem von der Vielfältigkeit der Möglichkeiten.

Zunächst sollte für jeden Mitarbeitenden ein Profil angelegt werden, in welchem die Aufgaben, Informationen zum Arbeitsplatz sowie die notwendigen Arbeitssicherheitsmaßnahmen hinterlegt werden.

Statt Teilnehmer immer wieder einzeln zu kontaktieren, können anschließend Automatisierungen definiert werden. Diese laden die notwendigen Kolleginnen und Kollegen in festgelegten Abständen zu einer Auffrischung der Arbeitsschutzmaßnahmen ein.
Die Einladung zur Ersteinführung nach Aufnahme der Tätigkeit wird ebenfalls automatisiert versendet, sodass sich Personalabteilung und Sicherheitsbeauftragter hier nicht mit diversen Anträgen und Formularen herumschlagen müssen. Somit profitieren die Verwaltungsorgane von einer erhöhten Zeitersparnis, da die manuelle Koordination von Terminen wegfällt.

Definierte Verantwortlichkeiten und zugewiesene Rollen sorgen für klare Zuständigkeiten bei bestimmten Themen. Mitarbeitende erhalten dadurch einen direkten Ansprechpartner, an welchen sie sich bei Fragen und Anmerkungen wenden können.

Erreichen Sie Ihre Mitarbeiter – egal wo

Bedingt durch die Covid-19 Pandemie haben virtuelles Arbeiten und Home-Office an Bedeutung gewonnen. Diese zunehmende Flexibilität für Arbeitnehmer stellt den Arbeitsschutz vor die Herausforderung, die Maßnahmen orts- und zeitunabhängig durchzuführen.

Mit Hilfe von E-Learning und (aufgezeichneten) Video-Schulungen können sich Mitarbeitende das Wissen in ihrem eigenen Tempo und zu jeder Zeit aneignen.

Dennoch sollten Unternehmen stets eine Ansprechperson für Rückfragen bereitstellen, welche im Anschluss auch das Verständnis der Unterweisungsinhalte kurz gegengeprüft. In Einzelfällen, wie dem Umgang mit Gefahrstoffen, ist eine mündliche Unterweisung noch verpflichtend. Hier können sich die Mitarbeitenden aber mittels virtuellem Lernen bereits auf die Inhalte vorbereiten.

Ein weiterer Pluspunkt: Bei auftretenden Krankheitsfällen müssen Mitarbeiter nicht mehr mehrere Monate warten, um das Wissen aufzufrischen. Übersetzungsprogramme ermöglichen Kolleginnen und Kollegen aus aller Welt die Teilnahme an Maßnahmen zum Arbeitsschutz in der Muttersprache.

Nun ist ein Impfstoff vorhanden, welcher vor schweren Verläufen schützt und das Leben in den Büros kehrt zurück. Doch wie lässt sich das neue Normal in den Arbeitsalltag integrieren?

Eine Unterweisung im Umgang mit Corona ist dringend notwendig. Inhalte sind unter anderem die Einhaltung der A-H-A Regeln, Tragen von Mund-Nasen-Bedeckungen, Anweisungen zum regelmäßigen Lüften und das richtige Verhalten bei Symptomen. Schulungen können persönlich, über das firmeneigene Intranet oder eine Webkonferenz erfolgen. Bereits hier ist nachzuhalten, welche Mitarbeiter diese Unterweisung erhalten haben.

Infolge der steigenden Inzidenzen zu den Herbst- und Wintermonaten steht die Frage im Raum, ob Arbeitgeber von ihren Arbeitnehmern eine Auskunft über den Impfstatus verlangen können. Grundsätzlich unterliegen diese Daten einem besonderen Schutz (Art. 9 Abs. 1 DS-GVO). Doch zur Eindämmung der Pandemie wird die Verarbeitung von Impfdaten durch den Arbeitgeber voraussichtlich zugelassen und 3G zur Bedingung für die Rückkehr an den Arbeitsplatz. Darüber hinaus ist die Kenntnis des Impfstatus wichtig, um eventuelle Anspruchsvoraussetzungen zu prüfen. Ist ein Arbeitnehmer nicht geimpft und in Quarantäne, so wird auch keine Lohnzahlung erfolgen (§ 56 Abs. 1 S. 4 IfSG).

Unternehmen stehen hier vor verwaltungstechnischen Herausforderungen. Der Beginn der Impfkampagne war unstrukturiert, die verschiedenen Hersteller nannten unterschiedlich lange Wirkungszeiten, auch die Auffrischimpfungen fanden in weit gefassten Zeiträumen statt. Jetzt ist klar – es muss regelmäßig geboostert werden, um den Schutz aufrecht zu erhalten. Wie lässt sich dies künftig transparent für alle Verantwortlichen nachvollziehen?

Zunächst sollten als Basis die Daten aller Mitarbeitenden erfasst werden. Hierzu gehören die Daten der bisher wahrgenommenen Impfungen sowie die verwendeten Impfstoffe. Für Genesene sowie Personen, die sich aus gesundheitlichen Gründen nicht impfen lassen können, sind die offiziellen Nachweise ebenfalls zu erfassen. Eine Kopie des Nachweises ist jedoch Stand jetzt nicht erlaubt.

Selbstverständlich muss jeder Einzelne diese Datenspeicherung mit einer freiwilligen, unmissverständlich formulierten und widerrufbaren schriftlichen Einverständniserklärung absegnen. Dieses Dokument lässt sich digital in Intrisafe abspeichern und dem jeweiligen Mitarbeiter zuordnen. Wer weder geimpft noch genesen ist, wird als “enthalten” markiert.  Allein ein ausgewählter Personenkreis sollte Einsicht in diese Nachweise haben. Mit einem entsprechenden Berechtigungsmanagement ist das kein Problem. So können Behörden aktiv bei der Nachverfolgung von Infektionen unterstützt werden.

In einem digitalen Unterweisungssystem wie Intrisafe lassen sich auch die durchgeführten (Selbst-)Tests dokumentieren. Um die Testungen zu organisieren sind effiziente Abläufe notwendig, schließlich können nicht jeden Tag alle Mitarbeitenden einzeln überprüft werden. Je nach Größe des Unternehmens ist es empfehlenswert einzelne Personen für das Durchführen von Tests ausbilden zu lassen.

Eine implementierte Erinnerungsfunktion teilt Mitarbeitenden und Unternehmen frühzeitig das Auslaufen des Impfschutzes mit. Betriebs- oder Hausärzte können dadurch präventiv kontaktiert und ein Termin vereinbart werden.

Grundsätzlich sparen Sie als Unternehmen Arbeitszeit und Geld, je mehr Nachweise der Mitarbeiter vorliegen. Schnelltests, das Bereitstellen von medizinischen Masken – all dies sind derzeit Maßnahmen, die zu Kosten des Arbeitgebers fallen. Der direkte Kontakt im Büro fördert das Miteinander und als logische Konsequenz auch die Zusammenarbeit. Der Datenschutz ist jedoch mindestens genauso wichtig. Eine Festlegung von Aufbewahrungs- und Löschfristen ist daher unabdingbar!

Sie möchten die Verwaltung der Corona Schutzmaßnahmen selbst in die Hand nehmen und Ihren Mitarbeitenden die Möglichkeit geben, wieder ohne Sorgen vom Büro aus zu arbeiten?
Gerne beraten wir Sie, wie die aktuelle Rechtslage bestmöglich in Ihre internen Prozesse implementiert werden kann.